Unternehmen benötigen kontinuierlich neues Knowhow, wenn sie sich im Wettbewerb behaupten zu können. Da nur wenige Spitzenkräfte über das dafür notwendige Knowhow verfügen, um Innovationen zu entwickeln, kommen Unternehmen nicht um die Zusammenarbeit mit externen Experten herum. Doch welche Form der Zusammenarbeit ist die beste?
Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Formen der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern unterscheiden, die jeweils ihre eigene Berechtigung haben und für die verschiedenen Einsatzfälle geeignet oder weniger geeignet sind:
- Vergabe von Projekten
- Outsourcing von kompletten Prozessen oder einzelnen Anwendungen
- Honorarkräfte
- Professional Employer Organization (PEO)
Vergabe von Projekten
Ein Unternehmen möchte ein einmaliges Projekt durchführen, beispielsweise einen Prototypen entwickeln, eine neue Funktion ins eigene ERP integrieren oder ein Forschungsprojekt. Wenn inhouse kein Personal mit dem notwendigen Knowhow vorhanden ist, wäre es nicht wirtschaftlich für einen einmaligen Fall Mitarbeiter zu qualifizieren. Die externe Vergabe des Projekts bietet sich an.
Vorteile
Externe Dienstleister haben ähnliche Projekte bestenfalls bereits viele Male durchgeführt, sodass das Unternehmen von diesen Erfahrungen profitieren und sich durch den Prozess führen lassen kann. Bereits im Vorwege können Ergebnis, Projektdauer und Kosten klar definiert werden. Gleichzeitig können Projekte so flexibel gestaltet werden, dass Dienstleister sowohl kurzfristige Change Requests als auch umfangreichere Scope-Änderungen berücksichtigen.
Nachteile
Der größte Nachteil dieser Form der Zusammenarbeit: Nach Abschluss des Projekts sind keine Knowhow-Träger im Unternehmen, die sich tief mit der Materie auskennen. Das ist vor allem dann problematisch, wenn das Projektteam ein Produkt entwickelt hat, das später stark supportbedürftig ist. Sind Folgeprojekte geplant, empfiehlt es sich, auf das Team zurückzugreifen, das bereits das initiale Projekt durchgeführt hat. Da Innovationen heutzutage der kontinuierlichen Prüfung und Verbesseng bedürfen, wird es eher die Regel als die Ausnahme sein, dass weitere Folgeprojekte notwendig sind. Kommen dann andere Dienstleister zum Einsatz, leidet möglichweise die Qualität der Ergebnisse oder erhöht sich zumindest der finanzielle und zeitliche Aufwand. Finanzielle Unwägbarkeiten ergeben sich auch durch flexible Anpassung während eines laufenden Projekts. Hier besteht leicht die Gefahr, eine Kostenexplosion zu verursachen.
Outsourcing
Werden ganze Prozesse oder einzelne Anwendungen an Dienstleister in Asien (Offshore) oder Osteuropa (Nearshore) ausgelagert, sprechen wir von Outsourcing.
Diese Form der Zusammenarbeit lockt mit erheblichen Kosteneinsparungen. Sie erfordert jedoch, dass die Prozesse halbautomaitisiert werden und jede einzelne Serviceleistung genau definiert ist. In der Praxis gibt es nur wenige Prozesse, die sich vollständig detaillieren lassen. Zu bedenken ist ebenfalls, dass outgesourcte Prozesse nicht in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess optimiert werden, sondern– durch ein Service Level Agreement geregelt – auf der ursprünglichen Qualitätsstufe stehen bleiben. Outsourcing rentiert sich in der Regel erst, wenn ein starrer Prozess über einen längeren Zeitraum auf diese Weise durchgeführt wird. Die genannten Nachteile relativieren die möglichen Kostenvorteile deutlich und zeigen, dass Outsourcing mit Risiken und Innovationsnachteilen verbunden ist.
Honorarkräfte
Es gibt in Deutschland für jedes Problem den passenden Experten und eine fast unüberschaubar große Zahl an Freelancern. Die Schwierigkeit besteht weniger darin, einen Freelancer zu finden, als im Vorfeld sicherzustellen, dass seine Arbeit auch den eigenen Qualitätsansprüchen genügt.
Ist diese Hürde genommen, bietet die Zusammenarbeit mit Freelancern mehrere Vorteile. Das Unternehmen geht kaum Verpflichtungen ein, kann kurzfristigen Personalbedarf decken und – wenn eine erste Zusammenarbeit erfolgreich war – den Freelancer häufig auch über einen längeren Zeitraum verpflichten, sodass weitere Kostenvorteile entstehen.
Doch die Schattenseiten: Freelancer sind immer Söldner und auf der Suche nach dem teuersten Vertragsangebot, d.h. sobald ein besseres Angebot vorliegt, ist der Freelancer weg. Eine echte Loyalität kann hier nicht erwartet werden. Das mag ärgerlich sein, gravierendere Konsequenzen ergeben sich allerdings aus dem Problem der Scheinselbstständigkeit, das bei einer längerfristigen Zusammenarbeit droht.
Professional Employer Organization (PEO)
Eine Alternative zu den genannten Optionen für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften bietet das Konstrukt der Professional Employer Organization.
